Mais de 50 mil processos físicos que ocuparam durante décadas as estantes do Fórum de Cuiabá ganharam uma nova destinação nesta segunda-feira (14). Após um rigoroso procedimento de avaliação documental, os autos, alguns datados desde 1992, foram doados para reciclagem e recolhidos pela Associação de Catadores de Materiais Reutilizáveis e Recicláveis de Mato Grosso (Asmats), parceira do Poder Judiciário de Mato Grosso na destinação ambientalmente adequada de materiais.
A iniciativa contempla autos cíveis que foram migrados para o meio eletrônico, já sentenciados e com trânsito em julgado, além de documentos cujo prazo de guarda foi cumprido conforme a tabela de temporalidade. O procedimento segue as diretrizes da Resolução nº 469/2022 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), que estabelece regras para digitalização de documentos judiciais e administrativos, além da gestão dos documentos digitalizados no Poder Judiciário.
Antes de qualquer processo físico ser destinado à reciclagem, uma série de etapas precisa ser cumprida. Foram extraídos relatórios, produzidas informações técnicas e, após despacho da juíza diretora, as relações de processos passaram pela análise dos magistrados e magistradas das unidades judiciárias envolvidas.
Na sequência, foram publicados editais relativos a 11 unidades judiciárias, abrangendo Varas de Direito Bancário, Cíveis e de Execuções Fiscais. Os editais também apresentam os dados dos advogados que atuaram nos processos, permitindo que os interessados solicitem, dentro do prazo estabelecido, a retirada de peças originais.
Somente depois da publicação dos editais, do cumprimento dos prazos legais e das demais verificações é que a Central de Arquivo realiza a separação dos autos efetivamente aptos à eliminação.
O gestor Administrativo da Comarca de Cuiabá, Claudimiro Donadon Pereira explica que o trabalho começou no início do ano e exigiu a participação das unidades judiciárias e uma análise criteriosa de cada situação.
“Foi um caminho longo, com várias etapas a serem cumpridas, sempre observando a Resolução nº 469/2022 do CNJ. Isso resultou na eliminação de quase 50 mil processos físicos que já haviam sido migrados para o meio eletrônico, sentenciados e transitados em julgado. Tudo o que está sendo eliminado está preservado eletronicamente e não se trata de processo de guarda permanente”, explica.
Segundo o gestor, a eliminação não ocorre de forma automática apenas porque o conteúdo foi digitalizado. “Cada processo tem uma história. Não pegamos simplesmente um processo e eliminamos. É feita uma análise para verificar se, de fato, aquele documento pode ser descartado. Existem processos que, mesmo sentenciados e transitados em julgado, não podem ser eliminados”, ressalta Donadon.
Sustentabilidade e geração de renda
Na manhã desta segunda-feira, as toneladas de papéis foram recolhidas pela Asmats para serem encaminhadas à reciclagem. Além de modernizar a gestão documental e liberar espaços físicos no Fórum, a iniciativa tem impacto ambiental e social, já que o material descartado retorna à cadeia produtiva e contribui para a geração de trabalho e renda para famílias de catadores.
A presidente da Associação e educadora ambiental Maria Aparecida do Nascimento, conhecida como Cidinha Nascimento, destaca que a parceria com o Judiciário já existe há alguns anos e contribui diretamente para a manutenção das atividades da associação.
“Esse material pode gerar renda para nós, catadores da Asmats. Sobrevivemos dos materiais recicláveis, mas também temos despesas para manter o empreendimento. Então, além de contribuir com a renda das famílias, é muito gratificante saber que esse material não vai para o aterro, mas recebe uma destinação ambientalmente adequada por meio da reciclagem”, afirma.
Cidinha também ressalta a relação de confiança estabelecida com o Poder Judiciário, especialmente pela natureza dos documentos encaminhados. “O Tribunal de Justiça trabalha com papéis que exigem segurança e confia no trabalho da Asmats para fazer essa destinação correta. Essa parceria fortalece a associação e reconhece que temos responsabilidade e condições adequadas para realizar esse trabalho”, pontua.
Segundo ela, a parceria com o TJMT também ajudou a associação a conquistar novos apoiadores. “Quando outras instituições sabem que o Poder Judiciário acredita no trabalho dos catadores, isso abre portas. Já conseguimos outras parcerias a partir dessa confiança e da divulgação do nosso trabalho”, acrescenta.
Segurança até a destinação final
Para Hanae Yamamura de Oliveira, juíza diretora do Foro de Cuiabá e presidente da Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD), que conduz todo esse trabalho, a iniciativa reúne responsabilidade administrativa, segurança documental, sustentabilidade e inclusão social.
“A eliminação de um processo físico não significa simplesmente descartar papel. Existe um procedimento rigoroso, que começa com a análise documental, passa pela verificação dos requisitos legais, manifestação das unidades judiciárias, publicação de editais e cumprimento dos prazos previstos até que se tenha segurança de que aquele processo está efetivamente apto à eliminação. Somente depois de todas essas etapas chegamos à destinação final”, destaca a magistrada.
Hanae ressalta ainda que a parceria com a Asmats permite que o encerramento desse ciclo documental também produza benefícios ambientais e sociais. “Temos a responsabilidade de garantir que todo esse papel receba uma destinação ambientalmente adequada. A parceria com a Associação possibilita que um material que já cumpriu sua função para o Judiciário retorne à cadeia produtiva por meio da reciclagem e, ao mesmo tempo, contribua para gerar trabalho e renda às famílias de catadores. É uma ação que alia segurança, eficiência, sustentabilidade e responsabilidade social”, afirma.
Com a iniciativa, a Diretoria do Foro da Comarca de Cuiabá avança na modernização da gestão documental, racionaliza a ocupação dos espaços destinados ao arquivo e reduz a necessidade de armazenamento de grandes volumes de papel. Ao mesmo tempo, garante que o descarte seja realizado de maneira segura, sustentável e socialmente responsável, transformando documentos que encerraram seu ciclo de guarda em matéria-prima e fonte de renda.
